Podmioty prowadząc działalność gospodarczą cały czas dokonują obrotu środkami pieniężnymi. W celu utrzymania płynności finansowej zawierane są różnorodne umowy pożyczek. Zdarza się jednak, że podmioty gospodarcze otrzymują środki pieniężne bez formalnej dokumentacji, mając do czynienia z tzw. depozytem nieprawidłowym.

Zgodnie z art. 845 Kodeksu Cywilnego (Dz.U. z 2022 r., poz. 1360 ze zm.) depozyt nieprawidłowy to oddanie na przechowanie pieniędzy lub innych rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, którymi przechowawca może rozporządzać. Składający depozyt daje przechowawcy upoważnienie do zarządzania przekazanymi rzeczami, jednak ich zwrot odbywa się na wezwanie deponującego. Depozyt nieprawidłowy, w zależności od woli stron, może być odpłatny lub nieodpłatny.

Depozyt nieprawidłowy często mylony jest z umową przechowania. W przypadku umowy przechowania strona nie może swobodnie dysponować otrzymanymi pieniędzmi, natomiast depozyt nieprawidłowy pozwala na dowolne rozporządzanie otrzymanymi przez przechowawcę środkami w okresie ich powierzenia.

Pod względem podatkowym możliwość rozporządzania otrzymanymi do przechowywania środkami ma duże znaczenie, ponieważ, w przeciwieństwie do umowy przechowania, depozyt nieprawidłowy podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych (dalej „PCC”) podobnie jak pożyczka. Dla depozytu nieprawidłowego nie mają jednak zastosowania zwolnienia przewidziane dla umowy pożyczki.

Powierzenie środków lub rzeczy w postaci depozytu nieprawidłowego powinno być udokumentowane umową, jednak przepisy nie wykluczają zawarcia umowy w formie ustnej. Niezachowanie formy pisemnej skutkuje jednak ograniczeniami dowodowymi. W takim przypadku dowodem może być inny dokument w formie pisemnej, np. ustalenia mailowe pomiędzy stronami.

Obowiązek zapłaty PCC spoczywa na przechowawcy depozytu nieprawidłowego, czyli osobie, która otrzymała środki pieniężne na swój rachunek bankowy.

Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 655, 2180 ze zm.) określa, iż stawka PPC wynosi 0,5% kwoty depozytu. Podatnik ma obowiązek w ciągu 14 dni od dnia otrzymania depozytu nieprawidłowego:

• złożyć deklarację w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych właściwemu organowi podatkowemu (formularz PCC-3),
• dokonać kalkulacji i zapłaty należnego podatku PCC na odpowiedni rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego.

Do przeliczenia środków otrzymanych w walucie obcej uwzględnia się średni kurs NBP z dnia powstania obowiązku podatkowego, tj. podpisania umowy (gdy w umowie określona jest kwota) lub wypłaty środków (gdy umowa nie istnieje lub nieznana jest ostateczna kwota powierzanych środków).

Ważne jest, aby w terminie dopełnić powyższych formalności, ponieważ w przypadku zidentyfikowania otrzymania depozytu nieprawidłowego podczas czynności sprawdzających, kontroli lub podstępowania podatkowego, stawka PCC może wzrosnąć z 0,5 do 20%.

Z punktu widzenia podatku VAT, samo otrzymanie depozytu nieprawidłowego oraz jego zwrot nie powoduje skutków podatkowych. Natomiast ewentualne wynagrodzenie, np. w postaci odsetek z tytułu korzystania z otrzymanych środków, uznawane jest za świadczenie usług podlegające VAT podobnie jak w przypadku udzielania pożyczek.

Podsumowując, pomimo braku formalnej dokumentacji potwierdzającej otrzymanie środków do dowolnego nimi dysponowania, należy każdorazowo rozważyć związane z tym obowiązki sprawozdawcze i podatkowe, aby uniknąć potencjalnych kar za wykroczenia skarbowe oraz podwyższonych obciążeń podatkowych.