W wielu podmiotach gospodarczych rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Przełom kolejnych lat kalendarzowych zazwyczaj nie jest łatwym okresem dla jednostek zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzających roczne sprawozdania finansowe. Dodatkowo część jednostek objęta jest obowiązkiem przeprowadzenia badania takiego sprawozdania przez uprawnioną do tego firmę audytorską.

1. Podstawowe terminy dla sprawozdań finansowych

Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz.U. 2021 poz. 217 ze zm.) za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Sporządzone sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. W wielu przypadkach będzie to odpowiednio koniec marca i koniec czerwca.

Dla jednostek zobligowanych do badania, przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego powinno ono podlegać badaniu przez biegłego rewidenta. Celem badania sprawozdania finansowego jest weryfikacja, czy jest ono zgodne z zastosowanymi zasadami rachunkowości oraz czy przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego badanej jednostki. Końcowo sprawozdanie finansowe wraz ze sprawozdaniem z badania biegłego rewidenta jest składane do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

2. Jednostki zobligowane do poddania się badaniu

Zgodnie z art. 65 ust. 1 ustawy o rachunkowości badaniu rocznego sprawozdania finansowego oraz rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grup kapitałowych podlegają podmioty kontynuujące działalność obejmujące m.in. banki oraz inne instytucje płatnicze, zakłady ubezpieczeń oraz zakłady reasekuracji, jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi czy spółki akcyjne (z wyjątkiem tych, które są na dzień bilansowy w organizacji).

Zobligowane do poddania się badaniu są także pozostałe jednostki kontynuujące działalność, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który zostało sporządzone sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 5000 000 euro (za 2021 to równowartość 11 498 500 zł, natomiast za 2022 to równowartość 11 724 750 zł),
3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro (za 2021 to równowartość 22 997 000 zł; natomiast za 2022 to równowartość 23 449 5000 zł).

Wyrażone w euro wielkości przelicza się po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na dzień bilansowy.

Tak więc jeżeli dla danej jednostki rok obrotowy równy jest rokowi kalendarzowemu, to taka jednostka powinna sprawdzić czy w roku 2021 nie przekroczyła powyższych wartości. Jeżeli bowiem warunki zostały spełnione, to wtedy powinna poddać się obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego za rok 2022.

Wyłączone z obowiązkowego badania są jednostki sporządzające sprawozdania przy założeniu braku kontynuacji działalności (chyba, że obowiązek badania wynika z innych przepisów). Oczywiście każda jednostka, która nie podlega badaniu ustawowemu, może również poddać się badaniu dobrowolnemu, które jest przeprowadzane na podstawie decyzji badanej jednostki.

3. Wybór audytora

Badanie sprawozdania finansowego danej jednostki przeprowadza uprawniona do tego firma audytorska. Taki podmiot musi być wpisany na listę firm audytorskich prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego (PANA). Zgodnie z ustawą o rachunkowości wyboru konkretnej firmy audytorskiej dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Takim podmiotem może być np. rada nadzorcza.

Kierownik jednostki (zarząd) nie może dokonać takiego wyboru, natomiast do jego obowiązków należy już podpisanie umowy z wybraną firmą audytorską.

Pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego powinna zostać zawarta na okres nie krótszy niż 2 lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej 2-letnie okresy. Jednostka powinna również pamiętać, aby taką umowę zawrzeć w terminie, który pozwoli firmie audytorskiej brać udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.

Niedopełnienie obowiązku badania sprawozdania finansowego podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Należy mieć na uwadze, że nieprawidłowości w wyborze firmy audytorskiej mogą powodować nieważność badania, co potwierdza art. 66 ust. 6 ustawy o rachunkowości. W konsekwencji występujących błędów nie będzie możliwy podział wyniku, w tym wypłata dywidendy (art. 53 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Wypłata dywidendy na podstawie nieważnego podziału zysku będzie stanowić wypłatę niezgodnie z przepisami prawa i będzie rodzić konsekwencje określone w art. 198 oraz art. 300²² kodeksu spółek handlowych. Wspólnicy bądź akcjonariusze, którzy otrzymali taką wypłatę od spółki, będą zobowiązani do jej zwrotu, natomiast członkowie zarządu, którzy ponosili odpowiedzialność za taką wypłatę, będą odpowiadać za jej zwrot solidarnie ze wspólnikami bądź akcjonariuszami.

4. Przeprowadzenie badania

Po podpisaniu umowy kierownik badanej jednostki powinien zapewnić biegłemu rewidentowi, który przeprowadza badanie sprawozdania finansowego:

• dostęp do ksiąg rachunkowych,
• dostęp do dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów,
• wyczerpujące informacje, wyjaśnienia i oświadczenie, które są niezbędna do sporządzenia sprawozdania z badania.

Biegły rewident jest także uprawniony do uzyskania informacji związanych z przebiegiem badania od kontrahentów badanej jednostki, banków czy jej doradców prawnych (na podstawie upoważnienia kierownika jednostki) oraz do uzyskania wszystkich powyższych informacji od jednostek zależnych, współzależnych i stowarzyszonych (w przypadku kiedy przedmiotem badania jest sprawozdanie finansowe jednostki dominującej).

W ramach Grupy Nexia Pro Audit działa spółka PRO AUDIT Kancelaria Biegłych Rewidentów Sp. z o.o., która jest firmą audytorską wpisaną do rejestru prowadzonego przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego pod numerem 2696.

Wykonujemy pełny zakres usług audytorskich, zgodnie z Krajowymi Standardami Badania oraz Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej. Zapraszamy do kontaktu, więcej informacji znajdą Państwo tutaj.