Kadencja oraz ustalanie mandatu członka organu zarządzającego i nadzorczego spółki kapitałowej zostały uregulowane w art. 202, 218, 369, 386 Kodeksu Spółek Handlowych (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 1467, z późn. zm.) (dalej KSH). Dotychczasowe przepisy nie były w tej kwestii precyzyjne i jednoznaczne. Były bowiem przedmiotem sporów i dyskusji. W poniższym artykule przybliżono sposób ustalania kadencji oraz mandatu.

Kadencja

Nowelizacją KSH określono, iż „kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba, że umowa spółki stanowi inaczej”. Zgodnie z nowymi przepisami, w przypadku gdy rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym, zaś członek został powołany do pełnienia funkcji przykładowo w dniu 10 maja 2022 roku, to jego 3-letnia kadencja upłynie dopiero 31 grudnia 2025 roku. Liczone są zatem pełne trzy lata roku obrotowego, a kadencja upływa ostatniego dnia roku obrotowego. Innymi słowy, w sytuacji gdy członek organu spółki kapitałowej nie zostanie powołany z pierwszym dniem roku obrotowego, to okres ten nie jest zaliczany do okresu trwania jego kadencji.

Mandat

Pozostaje jednak kwestia ustalenia wygaśnięcia mandatu, którą należy rozpatrywać oddzielnie od okresu kadencji. Warto podkreślić fakt, iż określenie okresu trwania mandatu przykładowo członka zarządu jest bardzo ważnym aspektem, gdyż pociąga za sobą skutki prawne dla przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, iż zarząd jako kierownik jednostki obowiązany jest do podpisywania sprawozdania finansowego oraz podejmowania istotnych decyzji bezpośrednio związanych ze spółką. Podejmowanie czynności prawnych przez członków organów spółek kapitałowych po wygaśnięciu ich mandatu może skutkować nieważnością tychże czynów, a zatem może mieć wpływ nie tylko na daną jednostkę, ale również i na jej otoczenie (m.in. kontrahentów, instytucje współpracujące, itp.). Problem bowiem stanowi interpretacja czasu trwania mandatu dla kadencji trwających ponad jeden rok.

Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 2016 roku (III CZP 72/16) ustalono, iż „ostatnim pełnym rokiem obrotowym w rozumieniu art. 369 § 4 w związku z art. 386 § 2 KSH jest ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji członka rady nadzorczej spółki akcyjnej”.

Według poprzedniego stanu prawnego jeśli członek zarządu rozpoczął kadencję w trakcie roku obrotowego (przy założeniu, że rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym), przykładowo na dwuletnią kadencję 10 maja 2022 roku, według koncepcji redukcyjnej przyjmowano, że ostatnim rokiem obrotowym jego kadencji będzie rok 2023, a więc jego mandat wygaśnie w dniu podjęcia uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe za ten rok.  Praktyka dopuszczała również koncepcję prolongacyjną (według której, dla powyższych założeń ostatnim rokiem obrotowym byłby rok 2024 – mandat wygasłby po podjęciu uchwały za rok 2024) lub przyjmowaną trzecią opcję, iż mandat wygasa dokładnie z chwilą upływu kadencji, chyba, że umowa/statut spółki stanowił inaczej.

Stanowisko Sądu Najwyższego określa, iż celem jest zapewnienie przeprowadzenia „weryfikacji prawidłowości wypełnienia obowiązków przez powołanych członków oraz ciągłości wykonywania zadań przez jej organy, jak też zapewnienia powołanym członkom możliwości pełnienia funkcji w toku całej kadencji. Funkcjonalność przyjętego rozwiązania spełnia założenia związane z organizacją działalności spółki. Dochodzi zatem do dłuższego sprawowania funkcji przez członka rady nadzorczej niż czas trwania kadencji, a podstawą tego uprawnienia jest stosunek członkostwa, który został nawiązany przez powołanie, ponieważ nie doszło do jego wygaśnięcia”.

W związku z powyższym stanowiskiem Sądu Najwyższego, tj. po nowelizacji, ostatnim rokiem obrotowym na podstawie wcześniej zaprezentowanego przykładu będzie rok 2024 (gdyż mandat jeszcze wtedy trwał), zatem mandat zarządu wygaśnie w roku 2025, w dniu, w którym zatwierdzone zostanie sprawozdanie finansowe za ostatni rok trwania kadencji. Stanowisko ustawodawcy w nowelizacji KSH jest tożsame ze stanowiskiem Sądu Najwyższego.

Podsumowanie

Podsumowując, okres trwania kadencji oraz mandatu nie są jednakowe. Rozpoczynają się bowiem w tym samym dniu, natomiast ich dni wygaśnięcia są inne. Kadencja kończy się w ostatnim dniu roku obrotowego. Natomiast mandat – w dniu zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez zgromadzenie wspólników/akcjonariuszy za ostatni rok obrotowy, w którym trwała kadencja. Warto nadmienić, iż ustawodawca dopuszcza możliwość odmiennego uregulowania liczenia kadencji w umowie bądź statucie spółki.

Chętnie odpowiemy na Państwa pytania oraz rozwiążemy wszystkie wątpliwości związane z ustalaniem czasu trwania kadencji oraz mandatu. Zapraszamy do kontaktu.